Une IA documentaire qui met fin à la ressaisie.
Chaque fin de mois, quelqu’un ressaisit factures et bons de livraison champ par champ, et il faut refaire un modèle dès qu’un fournisseur change de mise en page. On construit des chaînes de traitement qui les lisent quelle que soit leur mise en page, les contrôlent contre vos propres données et envoient des champs propres dans votre ERP ou votre CRM. Ce qui reste incertain part chez une personne, le champ surligné et le motif affiché à côté.
Aujourd’hui
- Des PDF et des scans ressaisis, champ par champ
- Un modèle à refaire dès qu’un fournisseur change de mise en page
- Des erreurs trouvées à la clôture, ou par le client
- Une pile qui grossit dès que quelqu’un part en congé
Avec l’IA documentaire
- Des champs lus quelle que soit la mise en page, scans et photos compris
- Chaque valeur contrôlée contre vos commandes et vos référentiels
- Seuls les champs douteux arrivent à une personne, surlignés
- Des données propres dans l’ERP, reliées à leur page source
Qu’est-ce que l’IA documentaire ?
L’IA documentaire, ou traitement intelligent de documents, transforme vos documents en données exploitables par vos logiciels. Elle lit PDF, scans, photos et e-mails, reconnaît le type de document et en extrait les champs utiles. Ces champs sont contrôlés contre vos règles et vos référentiels avant d’arriver dans vos systèmes. Quand un champ ne se lit pas avec certitude, c’est une personne qui le reçoit.
L’OCR classique lit des caractères. Il lui faut un modèle par mise en page, et il casse dès qu’un fournisseur déplace son logo. Un modèle de langage lit un document comme une personne : il trouve le total où qu’il soit, comprend un tableau qui court sur deux pages, et distingue un bon de livraison d’une facture sans qu’on le lui dise.
Une valeur extraite que personne ne contrôle peut très bien passer un faux montant en comptabilité. Chaque chaîne qu’on construit contrôle donc en lisant. Les lignes font-elles le total ? Le bon de commande existe-t-il, est-ce le bon client, la date tient-elle debout ? Vos équipes classent ensuite les données sans rouvrir le document.
Les documents que vos équipes ne ressaisiront plus.
Six familles de documents qui arrivent dans presque toutes les entreprises. N’importe laquelle fait une bonne première chaîne.
Factures fournisseurs
AvantLa comptabilité saisit chaque facture, puis la compare à la commande et à la livraison.
AprèsLes factures sont lues, rapprochées de la commande et de la réception ; seuls les écarts arrivent à une personne.
Commandes clients
AvantLes commandes arrivent en PDF, en scan ou dans le corps d’un e-mail, et quelqu’un les saisit à la main.
AprèsChaque commande est lue, ses références et ses prix contrôlés, et elle arrive dans l’ERP prête à valider.
Bons de livraison
AvantLes bons signés s’empilent, et les litiges naissent faute de retrouver le bon.
AprèsChaque bon est lu, rattaché à sa commande, et les réserves écrites dessus sont signalées.
Contrats
AvantDates, montants et reconductions dorment dans des PDF que personne ne relit avant qu’il soit trop tard.
AprèsLes clauses clés alimentent un registre, avec une alerte avant chaque échéance.
Dossiers clients
AvantL’ouverture de compte bloque sur des formulaires, pièces d’identité et attestations vérifiés un par un.
AprèsChaque dossier est contrôlé, complet et cohérent, et le client sait tout de suite ce qui manque.
Attestations fournisseurs
AvantLes attestations d’assurance et de conformité expirent sans que personne s’en aperçoive.
AprèsLes attestations sont lues, leur date de fin enregistrée, et le renouvellement demandé à temps.
OCR à modèles, outil du marché ou IA documentaire sur mesure ?
Le bon choix dépend du nombre de mises en page que vous recevez et de l’exigence de vos contrôles.
| Critère | OCR à modèles | Outil du marché | IA documentaire sur mesure |
|---|---|---|---|
| Un fournisseur change de mise en page | Un nouveau modèle à construire | Souvent géré, pour les types de documents prévus | Lu sans modèle |
| Documents reconnus | Ceux qui ont un modèle | Un catalogue de types courants | Les vôtres, formulaires internes compris |
| Contrôle contre vos données | Non | Des règles de base | Vos règles, vos commandes, vos référentiels |
| Alimente vos logiciels | Un fichier d’export | Des connecteurs standard | Construit pour vos systèmes |
| Champs douteux | Rarement signalés | Un score de confiance | Signalés avec le motif, envoyés à la bonne personne |
| Lieu de traitement | Selon le produit | En général le cloud de l’éditeur | Cloud dans l’UE, cloud privé ou vos serveurs |
| Idéal pour | Quelques mises en page stables | Des documents courants, un circuit standard | Des documents variés, des règles propres |
Comment votre première chaîne entre en service.
Semaine 1
Réunir vos vrais documents
On rassemble un échantillon de vos documents, les pires compris, et on liste les champs et les règles qui comptent. Vous recevez un périmètre d’une page et un prix ferme.
Semaines 2 à 3
Construire lecture et contrôles
Extraction, règles métier et branchement sur vos logiciels se construisent ensemble, sur vos documents uniquement.
Semaines 4 à 5
Mesurer sur vos archives
On la fait tourner sur des documents passés que vos équipes ont déjà saisis, et on compare champ par champ. Vous voyez les résultats avant toute mise en service.
Semaine 6
Mettre en service avec un écran de contrôle
Les champs douteux arrivent sur un écran de vérification simple. À mesure que la chaîne fait ses preuves, moins de documents demandent un regard. Un tableau de bord montre ce qui est passé.
Pourquoi deux projets d’IA documentaire coûtent rarement pareil.
Une facture PDF propre et la photo d’un bon de livraison écrit à la main demandent un travail très différent. Les éléments ci-dessous fixent le prix, et votre périmètre et votre prix sont arrêtés par écrit avant le début de la construction.
Voir les fourchettes du marché dans le guide des prix d’un agent IA- 01Le nombre de types de documents, et de mises en page pour chacun.
- 02La qualité de ce qui arrive : PDF propres, scans, photos, écriture manuscrite.
- 03Le nombre de champs à extraire et de règles à contrôler.
- 04Les systèmes à alimenter, et la manière d’y accéder.
- 05Le volume mensuel, et le délai de traitement attendu pour chaque document.
- 06Le lieu de traitement, et la durée de conservation des documents.
Des données à classer sans les vérifier deux fois.
Sécurité et donnéesChaque valeur renvoie à sa page.
Depuis le champ de votre ERP, un clic ouvre le document avec la valeur surlignée.
Les champs douteux attendent une personne.
Sous les seuils que vous fixez, un champ part en vérification au lieu de passer en force.
Vos règles contrôlent avant toute écriture.
Montants, références, clients et dates sont d’abord vérifiés contre vos données.
Des documents traités où vous le décidez.
Dans l’UE, en cloud privé ou sur vos serveurs, conservés seulement le temps que vous fixez.
Mesurée d’abord sur vos archives.
Vous voyez les résultats champ par champ sur vos propres documents passés avant la mise en service.
IA documentaire : les questions qu’on nous pose
Quels documents peut-elle lire ?
PDF natifs ou scannés, photos prises au téléphone, corps et pièces jointes d’e-mails, fichiers Word et Excel. L’écriture manuscrite aussi, selon sa lisibilité : c’est pour cela qu’on la teste sur vos propres échantillons dès la première semaine plutôt que de la promettre d’avance.
Quelle est sa fiabilité ?
On ne promet pas de chiffre avant d’avoir vu vos documents. On la mesure, champ par champ, sur un échantillon de vos archives déjà saisies par vos équipes, et on vous remet le résultat avant la mise en service. Vos seuils décident ensuite des champs qui passent par une personne.
Faut-il un modèle par fournisseur ?
Non. La chaîne trouve chaque champ d’après ce qu’il dit, où qu’il soit sur la page : un nouveau fournisseur ou une nouvelle mise en page ne demande pas de nouveau paramétrage. On teste tout de même chaque nouveau type de document avant de le mettre en production.
Est-ce compatible avec notre ERP ?
Oui. Les données arrivent dans votre logiciel par son API, par les fichiers d’import qu’il accepte déjà, ou par un connecteur qu’on construit. Grand ERP, logiciel comptable ou outil maison : le branchement fait partie du projet.
Que deviennent nos documents ?
Ils sont traités où vous le décidez : dans un cloud européen, dans votre cloud privé ou sur vos serveurs. Vous fixez leur durée de conservation, et on choisit des fournisseurs et des réglages qui excluent tout entraînement sur vos données.
Combien de temps avant la mise en service ?
Une première chaîne sur un ou deux types de documents entre en service en général en quatre à huit semaines, selon leur variété et les systèmes à alimenter. La première semaine se termine toujours par un périmètre et une date écrits.
IA documentaire, spécialité par spécialité
Souvent construits ensemble
- Traitement des factures Factures fournisseurs contrôlées, rapprochées et saisies.
- IA notaire Les pièces du dossier de vente réunies et contrôlées avant l’acte.
- Essayer l’extraction de documents Des factures et des commandes fictives lues en direct, en tableau et en données structurées.
- Agents IA Quand le document déclenche toute une tâche.
- Assistant sur vos documents Pour poser des questions à vos documents.
- Intégration IA Pour envoyer les données dans votre ERP et votre CRM.
- LLM privé Quand les documents ne doivent jamais quitter vos serveurs.
Quel document ne voulez-vous plus jamais ressaisir ?
Listez les documents qui arrivent chaque mois et les logiciels que leurs données doivent rejoindre. On vous répond sous un jour ouvré pour caler votre audit gratuit de 30 minutes, et on vous dit comment on mesurerait le résultat sur vos archives.