Le traitement des commandes, sans rien ressaisir.
On construit des agents IA et des logiciels pour le négoce et la distribution : bons de commande lus depuis l’e-mail, le PDF ou le scan, rapprochés de vos codes articles, contrôlés contre les conditions de chaque client, puis créés dans votre ERP. Les demandes de délai et les réclamations arrivent dans la bonne file, la commande jointe.
- Commandes par e-mail et PDF
- Conditions tarifaires clients
- Commandes dans l’ERP
Traitement des commandes : ce que l’IA prend en charge
Chez un négociant ou un distributeur, l’IA commence par la prise de commande. Elle lit les bons qui arrivent par e-mail, en PDF ou en scan, reconnaît le client et les articles même quand les références sont écrites à sa façon, vérifie prix, quantités et disponibilité, puis crée la commande dans votre ERP. L’ADV ne voit plus que les lignes qui demandent une décision.
Les clients déjà en EDI y restent. L’agent traite tout le reste : les comptes qui envoient un PDF, joignent un tableur ou tapent leur commande dans le corps du message. La même lecture sert aux demandes de délai, aux questions de prix et aux réclamations, qui arrivent chez la bonne personne avec la commande déjà ouverte.
La réforme de la facture électronique fait passer, par étapes, les factures entre entreprises à des formats électroniques. Les commandes n’en font pas partie, mais c’est le bon moment pour assainir le flux en amont : une commande bien saisie, c’est une facture qui part juste.
Ce que votre ADV vit aujourd’hui
- L’ADV ressaisit toute la matinée les commandes reçues en PDF.
- Chaque client écrit ses références à sa manière, et quelqu’un les traduit dans les vôtres.
- Un prix ou un minimum de commande passe à travers, et le litige arrive des semaines plus tard.
- Les e-mails « quand est-ce que ça part ? » interrompent ceux qui devraient saisir.
- Chaque pic d’activité amène des intérimaires qui mettent des semaines à connaître le catalogue.
Trois endroits où l’IA rapporte dans le négoce
Commencez par le canal que vos clients utilisent déjà. Rien ne change de leur côté.
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Saisie des commandes depuis l’e-mail et le PDF
Chaque commande est lue, rapprochée du client et de vos codes articles, contrôlée contre le tarif et le stock, puis créée dans l’ERP, en brouillon ou directement, selon les règles que vous fixez.
IA documentaire02
Un portail B2B pour les clients réguliers
Vos clients habituels consultent eux-mêmes leurs prix, la disponibilité et l’historique de leurs commandes, et recommandent à partir de cet historique. Le téléphone sonne pour les questions qui méritent un commercial.
Portail client03
L’ancien logiciel de commandes refait
Quand les commandes tournent sur une application ancienne que personne n’ose toucher, on la refait par étapes sans interrompre la prise de commande, et l’agent s’installe sur une base saine.
Modernisation applicative
Traitement des commandes : les contrôles sur chaque ligne
Avant d’entrer dans votre ERP, chaque ligne passe par les contrôles que votre ADV fait aujourd’hui à la main. Une ligne qui échoue s’arrête et attend une personne.
| Contrôle | Comparé à | En cas d’écart |
|---|---|---|
| Client | Votre fichier clients : raison sociale, numéro de compte, adresses de livraison | La commande est mise en attente et présentée à l’ADV |
| Référence article | Vos codes articles, et les références que ce client a utilisées dans ses commandes passées | Les articles les plus proches sont proposés, une personne confirme |
| Prix | Les conditions tarifaires du client et les remises en cours | La ligne s’arrête, avec l’écart de prix affiché |
| Quantité et conditionnement | Minimums de commande et conditionnements | Une quantité corrigée est proposée, jamais appliquée sans une personne |
| Disponibilité | Le stock et les réceptions attendues dans l’ERP | La ligne est signalée avec la prochaine date disponible, prête pour la réponse au client |
| Date et adresse de livraison | Les délais et les adresses enregistrées | Une nouvelle adresse est confirmée par une personne |
Cas réel, client anonymisé
Plus de dix applications de gestion modernisées pour un groupe de distribution international
La DSI d’un groupe de distribution présent dans plusieurs pays, avec une filiale par pays, gérait un parc hétérogène d’applications de gestion, dont une partie sur des systèmes et des middlewares qui n’étaient plus maintenus. On a travaillé au sein de son équipe projets, application par application, avec les responsables pays et dans le respect des standards de gouvernance du groupe.
Client anonymisé. Ce projet était une modernisation, sans agent IA. Il montre comment on travaille dans les systèmes d’un distributeur sans arrêter l’activité, et c’est sur ce socle qu’un agent de commandes se construit.
- Chaque application remise à plat avant d’être migrée, vague après vague
- Systèmes d’exploitation et middlewares abandonnés remplacés sans interrompre l’exploitation
- Un hébergement cloud unifié, le risque d’infrastructure transféré à l’hébergeur
- Une documentation et une gouvernance au niveau attendu par une DSI de groupe
- 10+
- applications de gestion modernisées, par vagues
- Multi-pays
- une informatique cohérente pour toutes les filiales du groupe
Ce qu’un agent de commandes doit respecter
- Vos conditions tarifairesPrix clients, remises et minimums de commande sont contrôlés à chaque ligne. Un écart bloque la ligne et la montre à une personne.
- Vos flux EDILes clients en EDI restent en EDI. L’agent couvre les autres canaux et écrit dans les mêmes objets de l’ERP : vos tableaux de bord restent au même endroit.
- La facture électroniqueLa réforme rend la facture électronique obligatoire entre entreprises, par étapes. On vérifie que les commandes créées par l’agent portent les données dont vos factures auront besoin.
- Les données des acheteurs et le RGPDNoms et e-mails des acheteurs sont des données personnelles. Ils sont traités en Europe, conservés selon vos règles, et jamais utilisés pour entraîner un modèle.
Négoce et distribution : vos questions
Et si nos gros clients sont déjà en EDI ?
Gardez l’EDI, il fonctionne bien pour les comptes qui l’ont. L’agent prend le reste : commandes par e-mail, PDF, scan ou texte libre, là où se concentre d’ordinaire la saisie manuelle.
L’agent peut-il créer les commandes dans l’ERP sans intervention ?
Si vous le souhaitez, pour les cas que vous choisissez : client connu, articles connus, prix conformes aux conditions. Tout le reste arrive à votre équipe en brouillon, avec le motif affiché.
Avec quels ERP travaillez-vous ?
Celui que vous utilisez. La plupart des ERP du négoce ont une API ou un format d’import. Quand le vôtre n’a ni l’un ni l’autre, on passe par la base de données, avec l’accord de votre informatique.
En combien de temps peut-on démarrer ?
L’audit gratuit de 30 minutes vous dit si la prise de commande est le bon premier flux. Un premier agent est ensuite généralement en service en quatre à huit semaines, périmètre et prix fixés avant de commencer.
Et si un client écrit une référence que l’agent ne connaît pas ?
Il cherche les articles les plus proches dans votre catalogue et dans l’historique de ce client, et les propose avec la raison. Une personne confirme une fois la correspondance, qui est enregistrée pour ce compte : la commande suivante avec la même référence passe sans arrêt.
Pour aller plus loin
- Tous les secteurs Ce que l’IA change, secteur par secteur
- Cas d’usage de l’IA Chaque cas d’usage, par métier et par secteur
- Industrie Devis, qualité et SAV
- Logistique et transport E-mails transporteurs et preuves de livraison traités
- E-commerce Questions clients, retours et catalogue
- Achats Côté acheteur : bons de commande et fournisseurs
- Démonstration d’extraction Un document lu et contrôlé, en direct
Imaginez une matinée sans commande à ressaisir.
Décrivez comment vos commandes arrivent aujourd’hui : e-mail, PDF, EDI, téléphone. On vous répond sous un jour ouvré pour fixer votre audit gratuit de 30 minutes, avec un premier avis sur les comptes qu’un agent pourrait prendre en charge.