IA achats : la paperasse suivie, vos acheteurs négocient.
On construit des agents qui transforment les demandes d’achat en commandes propres, comparent les devis fournisseurs ligne à ligne, relancent les confirmations et les dates de livraison, et rapprochent chaque facture de sa commande et de son bon de livraison. Ils travaillent dans votre ERP et la boîte de vos acheteurs, et chaque engagement attend la validation que prévoit votre politique.
- Devis comparés ligne à ligne
- Rapprochement à trois voies
- Validation avant chaque commande
Ce que l’IA achats retire à vos acheteurs
L’IA achats, ce sont des agents qui prennent en charge le flux administratif autour de chaque achat. Ils vérifient les demandes au regard de votre catalogue et du budget, extraient et comparent les devis, émettent et suivent les commandes, relancent les confirmations et rapprochent les factures des commandes et des livraisons. Les acheteurs gardent le choix du fournisseur, la négociation et toute signature au-dessus des seuils fixés.
L’essentiel de la journée d’un acheteur part dans le suivi : la confirmation qui n’arrive pas, la date de livraison qui glisse, la facture qui ne correspond pas à la commande. L’agent lit ces e-mails et ces documents, met l’ERP à jour et ne sollicite l’acheteur que lorsqu’il y a une décision à prendre.
Il part de vos outils actuels. Les demandes arrivent par e-mail ou dans l’ERP, les devis en PDF, les fournisseurs répondent par e-mail ou sur un portail. On relie l’agent à chacun, et il inscrit son travail là où votre équipe regarde déjà.
Ce que vit votre service achats aujourd’hui
- Comparer les devis fournisseurs se fait encore à la main dans un tableur.
- Les demandes d’achat arrivent incomplètes, et l’acheteur doit revenir vers le demandeur.
- Les confirmations de commande se perdent dans une boîte partagée.
- Une facture ne correspond pas à la commande, et personne ne sait si la marchandise est arrivée.
- Les nouveaux fournisseurs sont référencés à partir de fiches remplies de trois façons différentes.
Les premiers agents que demande un service achats
Commencez là où le volume est fort et les règles écrites. Chacun tourne dans votre ERP et votre messagerie.
01
Comparaison des devis
Les devis sont lus quelle que soit leur mise en page, les lignes rattachées à vos codes articles, prix, conditions et délais alignés dans un seul tableau pour l’acheteur.
IA documentaire02
De la demande à la commande
Chaque demande est contrôlée sur le budget, le fournisseur référencé et l’article, complétée ou renvoyée avec le champ manquant, puis transformée en projet de commande.
Automatisation des processus03
Confirmations et suivi des livraisons
L’agent relance les commandes non confirmées, inscrit la date promise dans l’ERP et prévient le demandeur dès qu’elle glisse.
Agents IA04
Rapprochement à trois voies
Chaque facture est confrontée à sa commande et à son bon de livraison. Les écarts de prix ou de quantité arrivent chez l’acheteur avec les trois documents côte à côte.
Traitement des factures05
Un portail fournisseur
Les fournisseurs déposent leurs attestations, confirment les commandes et suivent leurs paiements dans un seul espace, et les documents cessent d’arriver par e-mails dispersés.
Portail client06
L’essayer sur une facture
La démonstration en direct lit une facture fournisseur fictive et vérifie ses calculs, sa TVA et son IBAN, première étape de tout rapprochement à trois voies.
Essayer la démonstration
IA achats : chaque document confronté à sa référence
Chaque document d’achat a une référence à laquelle il doit correspondre. L’agent fait la comparaison et envoie l’écart à la personne qui peut le régler.
| Document | Arrive en général | Comparé à | L’écart part vers |
|---|---|---|---|
| Demande d’achat | Par e-mail, ou par un formulaire de l’ERP | Budget, fournisseurs référencés et article du catalogue | Le demandeur, avec le champ manquant indiqué |
| Devis fournisseur | En PDF, dans la mise en page du fournisseur | Vos codes articles, les autres devis de la même demande et les prix négociés | L’acheteur, avec les devis alignés dans un tableau |
| Accusé de réception de commande | En réponse par e-mail, parfois par un portail | La commande envoyée : articles, prix, quantités et dates | L’acheteur, quand une ligne diffère |
| Bon de livraison | Sur papier scanné à la réception, ou en PDF | La commande et sa date promise | Le demandeur et l’acheteur, pour tout manquant |
| Facture fournisseur | En PDF par e-mail, ou en facture électronique | La commande et le bon de livraison : le rapprochement à trois voies | L’acheteur d’abord, puis la comptabilité une fois l’écart réglé |
| E-mail annonçant un nouveau RIB | Par e-mail, parfois très convaincant | Les coordonnées bancaires enregistrées | Une personne, qui confirme auprès d’un contact connu |
Scénario type, illustratif
L’acheteur d’un industriel, délesté du suivi
Dans ce scénario, Samir achète matières premières et pièces pour un fabricant. Les devis arrivent en PDF dans toutes les mises en page possibles, les confirmations par e-mail, et la comptabilité lui demande sans cesse si la marchandise d’une facture est bien arrivée.
Prénoms fictifs, aucun chiffre revendiqué. La démonstration en ligne sur ce site lit des factures fournisseurs. Elle couvre l’étape d’extraction et de contrôle ; les devis sortent de son périmètre.
- Les devis d’une même demande sont extraits dans un seul tableau comparatif.
- Les commandes non confirmées après le délai convenu reçoivent une relance, puis remontent à Samir.
- Les dates de livraison promises sont inscrites dans l’ERP à partir des e-mails fournisseurs.
- Les factures conformes à la commande et à la réception partent en comptabilité ; les autres reviennent avec l’écart surligné.
- Samir choisit toujours le fournisseur et signe chaque commande au-dessus de son seuil.
Les contrôles que votre politique achats prévoit déjà
- Aucune commande sans validation.L’agent prépare les commandes et ne les émet que dans les limites de vos délégations de pouvoir. Au-dessus d’un seuil, ou avec un nouveau fournisseur, une personne signe.
- Les coordonnées bancaires vérifiées.Un changement de RIB ou d’adresse annoncé par e-mail est signalé et confirmé par une personne auprès d’un contact connu. Il n’est jamais mis à jour automatiquement.
- La séparation des tâches.Le même flux ne crée jamais un fournisseur et ne valide jamais son paiement. Les rôles suivent vos règles de contrôle interne.
- Prix et contrats confidentiels.Devis, prix et contrats restent dans l’UE ou chez vous, sous les droits d’accès de votre ERP.
Achats : vos questions
L’agent peut-il passer commande seul ?
Seulement là où vous l’autorisez, par exemple pour des commandes récurrentes sous un seuil, chez un fournisseur référencé, au prix du contrat. Tout le reste est préparé et attend l’acheteur. Les règles sont écrites avec vous, et chaque commande est journalisée.
Fonctionne-t-il avec notre ERP ?
Il se connecte à SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Odoo et à la plupart des ERP par leur API ou des fichiers d’import, ainsi qu’à la boîte où écrivent vos fournisseurs. Si un système ancien n’a pas d’API, on étudie les autres voies pendant le cadrage.
Nos devis arrivent dans tous les formats. Est-ce un problème ?
C’est précisément là que l’IA documentaire se rend utile : elle lit PDF, scans et e-mails quelle que soit la mise en page et rattache les lignes à vos codes articles. Les lignes qu’elle ne sait pas rattacher sont signalées à l’acheteur.
Comment cela s’articule-t-il avec la comptabilité ?
Le rapprochement à trois voies est un terrain commun. Les factures conformes partent en comptabilité avec commande et réception jointes, et les autres reviennent d’abord à l’acheteur : la comptabilité cesse de courir après les achats.
En combien de temps tourne-t-il ?
Un premier agent est en général en service en quatre à huit semaines, testé d’abord sur vos commandes et factures passées. Le périmètre et le prix sont fixés avant de commencer.
Pour aller plus loin
- Solutions par fonction Toutes les équipes qu’un agent peut aider
- Cas d’usage de l’IA Chaque cas d’usage, par métier et par secteur
- Comptabilité et finance Factures, rapprochements et clôtures
- Prospection commerciale Des prospects recherchés, qualifiés et relancés
- Portail client Aussi un espace fournisseurs pour vos partenaires
- Extraction de documents en direct Une facture en vrac, des données vérifiées
Ne laissez à vos acheteurs que la négociation.
Quels documents votre service achats traite-t-il chaque semaine ? Dites-le dans le formulaire : on vous répond sous un jour ouvré pour caler votre audit gratuit de 30 minutes.