Automatisation des factures : la mauvaise facture ne passe plus.
Les factures fournisseurs arrivent en PDF, en scan et en pièce jointe, et chacune peut cacher un total faux ou un IBAN changé. On lit chaque facture, on contrôle les calculs, la TVA et les coordonnées bancaires, on la rapproche de la commande et de la livraison, puis on la saisit : votre équipe ne regarde que ce qui ne colle pas. Voyez les contrôles à l’œuvre tout de suite sur une facture fictive, dans notre démonstration en direct.
- Démonstration en direct
- Collez une facture, regardez les contrôles trouver une erreur de TVA
- Contrôlé sur chaque facture
- Totaux, TVA, IBAN, commande et livraison
- Pour votre équipe
- Seulement les factures qui ne collent pas
Qu’est-ce que l’automatisation des factures fournisseurs ?
L’automatisation des factures fournisseurs mène une facture de sa réception à la validation du paiement sans ressaisie. La facture est lue, ses champs extraits, ses totaux, sa TVA et ses coordonnées bancaires contrôlés, puis elle est rapprochée du bon de commande et de la réception. Celles qui concordent sont saisies en comptabilité ; les autres vont à une personne, écart en évidence.
La lecture est devenue la partie facile. Un modèle de langage lit une facture quelle que soit sa mise en page, là où l’OCR à modèles demande un nouveau gabarit à chaque fois qu’un fournisseur change la sienne. La valeur tient aux contrôles qui suivent : calculs refaits par un simple script, IBAN comparé à celui du fichier fournisseurs, quantités comparées à ce qui a vraiment été livré.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et les ETI doivent en émettre ; les PME et les microentreprises suivront le 1er septembre 2027. Les factures électroniques entre entreprises assujetties à la TVA établies en France arrivent structurées, par une plateforme agréée. Les factures des fournisseurs étrangers, les bons de livraison, les tickets et les pièces jointes arrivent toujours en documents, et le rapprochement de chaque facture avec sa commande et sa livraison reste à faire.
De la pile de factures aux factures saisies après contrôle.
Semaine 1
Vos factures et vos règles
Un échantillon de vos fournisseurs, les pires compris, avec vos règles de validation et votre plan comptable. Vous recevez un périmètre d’une page et un prix ferme.
Semaines 2 à 4
Contrôles et rapprochement
Extraction, calculs, TVA et coordonnées bancaires, puis rapprochement avec les commandes et les réceptions tirées de votre ERP.
Semaine 5
Un essai sur le mois dernier
Le flux tourne sur des factures déjà saisies par votre équipe, et on compare champ par champ. Vous voyez les résultats avant toute mise en service.
Ensuite
En service, exceptions seulement
Les factures qui concordent sont saisies. Les autres attendent sur un écran de contrôle, écart affiché, et la file raccourcit à mesure qu’on ajoute des règles.
Ce que votre comptabilité fournisseurs ne fera plus.
Six tâches que l’automatisation reprend, chacune terminée par une validation dès que de l’argent est en jeu.
La saisie des factures
AvantChaque facture est tapée dans le logiciel comptable, ligne par ligne.
AprèsFournisseur, dates, lignes, totaux et TVA sont extraits et préremplis, prêts à comptabiliser.
Le rapprochement à trois
AvantFacture, bon de commande et bon de livraison comparés à la main, souvent après le paiement.
AprèsChaque facture est rapprochée de sa commande et de sa réception, et les écarts de quantité ou de prix sont signalés avant validation.
Les changements d’IBAN
AvantL’IBAN d’un fournisseur change sur une facture, et personne ne s’en aperçoit.
AprèsL’IBAN est vérifié et comparé à celui du fichier fournisseurs ; tout changement bloque la facture jusqu’à confirmation par téléphone.
Les doublons
AvantLa même facture arrive par e-mail et par courrier, et elle est payée deux fois.
AprèsLes doublons sont repérés sur le fournisseur, le numéro, le montant et la date avant d’atteindre le règlement.
Imputation et validation
AvantLes factures attendent sur un bureau la signature du bon responsable.
AprèsChaque facture reçoit une proposition d’imputation et part chez le bon valideur selon le montant et le centre de coût.
Les questions des fournisseurs
AvantLes fournisseurs appellent pour savoir si leur facture est payée.
AprèsLe statut de chaque facture est connu à tout moment, et la réponse peut partir par e-mail.
Saisie manuelle, OCR à modèles ou IA avec contrôles : comment traiter les factures fournisseurs ?
Les trois approches pratiquées, comparées sur ce qui arrive vraiment dans votre comptabilité.
| Critère | Saisie manuelle | OCR à modèles | Lecture par IA avec contrôles |
|---|---|---|---|
| Une nouvelle mise en page | Aucun souci, mais lent | Un nouveau gabarit à paramétrer | Lue sans paramétrage |
| Calculs et TVA | Vérifiés si quelqu’un a le temps | Rarement vérifiés | Vérifiés sur chaque facture, par un script |
| Rapprochement commande et réception | À la main | Une étape à part | Compris dans le flux |
| Changement d’IBAN | Souvent manqué | Non vérifié | Comparé au fichier fournisseurs |
| Scans et photos | Lus par une personne | Selon la qualité | Lus, avec un score de confiance |
| Ce que fait votre équipe | Tout | Corrige l’OCR | Traite les exceptions |
Avant le paiement, chaque facture passe des contrôles que vous maîtrisez.
Sécurité et donnéesDes calculs refaits sans IA.
Un simple script recalcule chaque ligne, la TVA et le total, comme dans la démonstration en direct.
Des coordonnées bancaires comparées à vos fichiers.
Un nouvel IBAN bloque la facture tant qu’une personne ne l’a pas confirmé.
Chaque valeur reliée au document.
Depuis l’écriture comptable, un clic ouvre la facture avec la valeur surlignée.
Des règles de validation que vous fixez.
Seuils, centres de coût et valideurs restent entre vos mains, et chaque décision est tracée.
Des documents conservés où vous le décidez.
Dans l’UE ou sur vos serveurs, pour la durée que vous fixez.
Ce qui fait le prix de l’automatisation des factures.
Chaque projet se chiffre sur vos propres factures et vos logiciels. Le prix ferme vous est remis par écrit avant de commencer, et dépend surtout des points ci-dessous.
Lire le guide des prix d’un agent IA, avec les fourchettes du marché- 01Le volume mensuel, et le nombre de fournisseurs.
- 02La part de scans et de photos dans la pile.
- 03Le rapprochement avec commandes et réceptions, qui demande les données de votre ERP.
- 04Le logiciel comptable ou l’ERP dans lequel on saisit.
- 05Les règles de validation, et le nombre de valideurs.
Traitement des factures : les questions qu’on nous pose
La facture électronique rend-elle l’automatisation inutile ?
Elle supprime une partie de la lecture. Les factures électroniques entre entreprises établies en France arrivent structurées par une plateforme agréée. Les factures des fournisseurs étrangers, les tickets, les bons de livraison et les pièces jointes arrivent toujours en documents, et le rapprochement de chaque facture avec sa commande et sa livraison reste à faire, structurée ou non.
Peut-on essayer avant de partager nos factures ?
Oui. La démonstration d’extraction en direct lit des factures fournisseurs fictives, renvoie des données structurées et lance les contrôles sur les totaux, la TVA et l’IBAN. Deux des exemples cachent une erreur volontaire, l’une dans la TVA, l’autre dans une ligne. Rien de ce que vous y collez n’est conservé.
Dans quels logiciels comptables et ERP pouvez-vous saisir ?
Tout outil qui a une API ou un format d’import, ce que proposent la plupart des logiciels comptables et des ERP. On saisit la facture validée avec son imputation, ses lignes de TVA et un lien vers le document. Quand un outil n’accepte que des fichiers, on produit le fichier dans son format.
Quelle précision sur les factures scannées ?
Tout dépend de vos scans : on la mesure donc sur vos propres archives avant la mise en service, champ par champ. Les champs sous le seuil de confiance que vous fixez partent en contrôle au lieu d’être saisis. Vous voyez ces chiffres avant de décider quoi que ce soit.
Que se passe-t-il quand une facture ne correspond pas à la commande ?
Elle s’arrête avant la saisie. L’écran de contrôle montre côte à côte la facture, la commande et la réception, écart surligné. La personne qui décide peut valider, corriger ou interroger le fournisseur, et la décision est tracée.
Et les factures en plusieurs langues et devises ?
Le modèle lit les factures dans les principales langues européennes et extrait la devise et les montants tels qu’imprimés. Les règles de conversion et d’imputation suivent votre politique comptable, qu’on traduit en contrôles avec votre équipe financière.
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Souvent construits avec le traitement des factures
- IA documentaire Commandes, bons de livraison et formulaires, lus de la même façon.
- Démonstration d’extraction Une facture fictive, lue et contrôlée en direct.
- Comptabilité et finance Rapprochements, clôtures et le reste de la finance.
- Automatisation IA Les workflows autour de la facture, de bout en bout.
- Intégration IA La saisie directe dans votre ERP.
- Choisir une agence IA Les questions à poser avant de signer.
Imaginez une clôture où chaque facture est déjà contrôlée.
Indiquez votre volume mensuel et le logiciel dans lequel vous saisissez. Sous un jour ouvré, on vous répond avec ce qu’on automatiserait d’abord et un créneau pour votre audit gratuit de 30 minutes.